Przeprowadzka biura: Jak zaplanować przeniesienie firmy

Jak przygotować się do przeprowadzki biura? Logistyka przeprowadzki firmowej

Jeśli chcesz uniknąć stresu przy tak dużym przedsięwzięciu, jak przeprowadzka biura, musisz pamiętać o sumiennych przygotowaniach. Czekają Cię spore koszty – długi przestój i niespodziewane nakłady finansowe (przeznaczone na naprawę tego, co zostało zbagatelizowane podczas przenosin) mogą stać się gwoździem do trumny dla Twojej organizacji. Przeprowadzka biura to przecież czas, kiedy przedsiębiorstwo nie zarabia.

Komunikacja – uprzedź pracowników o przeprowadzce biura

Właściwa komunikacja ze współpracownikami – to sprawa, której nie należy bagatelizować. Poinformuj ich wcześniej o zamiarach przeprowadzki biura. Wyjaśnij, czego mogą się spodziewać podczas przenosin.

Wyznacz koordynatora przeprowadzki

Jeśli zależy Ci na efektywności i dobrej logistyce przeprowadzki firmowej, musisz wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynację całego procesu, tzw. koordynatora.

Znajdź firmę przeprowadzkową

Odnalezienie firmy przeprowadzkowej to jeden z najważniejszych etapów całego przedsięwzięcia – przeprowadzki biura. Szukając optymalnego przewoźnika, zapoznaj się z przekrojem cen oraz opiniami klientów. Im większe miasto, tym większy wybór – to oczywiste. Gdy już podejmiesz decyzję, komu chcesz powierzyć logistykę przeprowadzki firmowej, nie zwlekaj z kontaktem – dopóki oficjalnie nie podpiszecie umowy, nie masz pewności, że wybrany usługodawca to ten jedyny (może mieć zajęte terminy). Mówi się, że optymalny czas na ustalanie szczegółów współpracy z daną firmą przeprowadzkową to około 2 miesiące przed oficjalnymi przenosinami.

Pokażemy Ci to na przykładzie. Krakowska firma przeprowadzkowa Lider potrzebuje wpierw krótkiego briefu od klienta – np. Twojej firmy – a następnie tworzy wycenę. To bezpieczne rozwiązanie, ponieważ od początku wiesz, jakiej kwoty się spodziewać (jeśli będzie większa, to nieznacznie). U innych przewoźników bywa inaczej – rozliczają się oni na roboczogodziny i tu jest pies pogrzebany, bo ciężko ocenić, ile czasu zajmie przeprowadzka biura. Wybór należy do Ciebie.

Jak wygląda rozplanowanie kosztów przeprowadzki?

Planowanie kosztów przeprowadzki to jedno z najtrudniejszych zadań podczas przenosin. Pamiętaj: koszt za tę usługę nigdy nie będzie zgodny z pierwotnymi założeniami (co dopiero mniejszy). Niespodziewane wydatki niejako wpisane w każde prace remontowo-wykończeniowe – trzeba się z tym pogodzić.

Termin przeprowadzki

Zazwyczaj przeprowadzka firmy zajmuje co najmniej jeden dzień. Postaraj się, by jak najmniej wpływała na ciągłość pracy biura – właśnie dlatego najlepiej zorganizować przenosiny w weekend.

Jak wygląda plan działań?

Lista zadań obowiązkowych do wykonania podczas przeprowadzki firmy będzie się różnić – w zależności od specyfiki oraz wielkości przedsiębiorstwa.

Stwórz listę rzeczy do przeniesienia

Przygotuj dokładny spis wszystkich rzeczy należących do oddziału firmy. Na liście powinien znaleźć się m.in. sprzęt biurowy, meble, urządzenia elektroniczne, wyposażenie biurowe, archiwa.

Zadbaj o zabezpieczenie danych

Zmiana lokalizacji firmy kojarzy się zazwyczaj jedynie z przenosinami materialnego mienia. W natłoku zadań w ramach logistyki przeprowadzki firmowej zapomina się o bezpieczeństwie wszelkich wirtualnych danych. Jeżeli nie masz dostępu do żadnej kopii zapasowej z danymi powiązanymi z komputerem zniszczonym podczas przeprowadzki biura (na zewnętrznych dyskach lub chmurze), to wszystko przepada.

Zadbaj o właściwe zabezpieczenie dokumentów

Pamiętaj o właściwym zabezpieczeniu dokumentów. Bieżące i archiwalne pisma zazwyczaj zawierają dane poufne, które pod żadnym pozorem nie mogą trafić w niepowołane ręce. Uszkodzenie lub utrata tych dokumentów poważnie nadwyręży wizerunek firmy i może nawet zakończyć się kosztownym pozwem.

Nowe biuro – co po przeprowadzce? Jak zadomowić się w nowym miejscu?

Nowe biuro na początku nie będzie wyglądać idealnie – rozpakowywanie wszystkiego zajmie kilka dni. Należy ustalić priorytety i zaakceptować fakt, że nie wszystko da się zrobić od razu.

Przygotuj nowe pomieszczenia do użytku – przed przeprowadzką

Uwaga! Przed przeprowadzką trzeba jeszcze raz obejrzeć nowe pomieszczenia i upewnić się, że są w pełni gotowe do użytku. Zapewne konieczne będzie gruntowne sprzątanie (szczególnie jeśli lokal jest świeżo po remoncie).

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że ten krótki poradnik pomoże Ci przeprowadzić z sukcesem przeprowadzkę biura. Odpowiednia koordynacja i organizacja zadań, zaplanowanie działań i wybór dobrej firmy przeprowadzkowej – to klucz do sukcesu.